Wanneer heb je een portal nodig?

# Wanneer heb je een portal nodig?

Niet ieder bedrijf heeft een portal nodig. Een portal wordt interessant wanneer gebruikers regelmatig met jouw informatie, processen of systemen moeten werken.

Signaal 1: veel terugkerende vragen

Als klanten of leden regelmatig dezelfde informatie opvragen, kan een eigen omgeving een groot verschil maken.

Denk aan documenten, statussen, afspraken of instructies.

Signaal 2: informatie staat verspreid

Wanneer je werkt met e-mails, Excel-bestanden, mappen en verschillende systemen, wordt het moeilijker om overzicht te houden.

Een portal kan een centrale ingang worden.

Signaal 3: gebruikers hebben verschillende rechten

Een portal is handig wanneer klanten, medewerkers, instructeurs of andere gebruikers verschillende informatie moeten kunnen zien.

Signaal 4: er is een proces

Bijvoorbeeld een aanvraag die meerdere stappen doorloopt:

Aanvraag → beoordeling → goedkeuring → planning → afronding.

Een portal kan gebruikers en medewerkers door dat proces begeleiden.

Signaal 5: je wilt kunnen uitbreiden

Een portal kan beginnen met een eenvoudige persoonlijke omgeving en later worden uitgebreid met documenten, planning, rapportages, koppelingen of automatisering.

Wanneer is een portal niet nodig?

Als bezoekers alleen informatie hoeven te lezen, is een normale website waarschijnlijk voldoende.

Ook kan bestaande software al precies bieden wat je nodig hebt. Dan is een nieuw portal niet noodzakelijk.

Begin bij het proces

Vraag niet eerst: "Heb ik een portal nodig?"

Vraag:

"Waar lopen mijn gebruikers en medewerkers nu tegenaan?"

Van daaruit kun je bepalen of een portal daadwerkelijk waarde toevoegt.