Gegevens dubbel invoeren
Een klant aanmaken in je CRM en daarna dezelfde gegevens opnieuw in een ander systeem zetten.
Automatiseringen & API-koppelingen
Laat systemen
voor je werken.
Veel ondernemers zijn dagelijks tijd kwijt aan handelingen die steeds opnieuw terugkomen. Gegevens overnemen, bestanden verwerken, systemen bijwerken of dezelfde informatie op meerdere plekken invoeren. Dat kan vaak slimmer.
Doe je dit nog iedere dag?
Bestanden handmatig verwerken
Informatie uit formulieren, e-mails of documenten steeds opnieuw overnemen.
Systemen bijwerken
Je werkt met meerdere programma's die allemaal hun eigen informatie bevatten.
Rapportages maken
Aan het einde van de week of maand gegevens verzamelen en handmatig in een rapport zetten.
Steeds dezelfde e-mails
Klanten of medewerkers krijgen telkens dezelfde informatie na een bepaalde actie.
Controleren of alles goed staat
Je bent tijd kwijt aan het controleren van processen die eigenlijk automatisch zouden kunnen verlopen.
Minder klikken. Meer gedaan krijgen.
Automatisering betekent dat een proces automatisch verloopt zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt.
Bijvoorbeeld:
Nieuwe aanvraag → gegevens opslaan → klant bevestigen → medewerker informeren.
Of:
Nieuwe bestelling → voorraad bijwerken → factuur maken → rapportage aanpassen.
Je hoeft dan niet iedere stap zelf uit te voeren.
Ik kijk samen met je naar het proces en bepaal welke stappen geautomatiseerd kunnen worden.
Systemen die met elkaar praten.
Een API-koppeling zorgt ervoor dat verschillende systemen informatie met elkaar kunnen uitwisselen.
Denk aan:
- CRM
- Boekhouding
- Webshop
- Planning
- Formulieren
- Klantportalen
- Mobiele apps
- Databases
- Externe diensten
Een voorbeeld:
Een klant vult een formulier in → de gegevens komen automatisch in je CRM → de klant ontvangt een bevestiging → een taak wordt aangemaakt.
Een proces dat anders meerdere handmatige stappen zou kosten.
Automatiseren begint bij het proces.
Een automatisering is pas nuttig als het proces eromheen klopt.
Vanuit mijn marketingachtergrond kijk ik daarom niet alleen naar de techniek, maar ook naar de klantreis en de manier waarop je onderneming werkt.
Waar komt een aanvraag binnen?
Wat gebeurt daarna?
Wie moet iets doen?
Welke informatie is nodig?
Waar gaat het nu mis of kost het onnodig tijd?
Pas daarna kijken we wat er technisch geautomatiseerd kan worden.
Eerst het proces begrijpen. Daarna het slimmer maken.
Van kleine handeling tot complete workflow.
-
Formulieren
Een ingevuld formulier automatisch verwerken en doorsturen naar het juiste systeem.
-
Klantgegevens
Nieuwe klanten automatisch aanmaken of gegevens synchroniseren.
-
E-mail
Automatisch berichten versturen op basis van gebeurtenissen of acties.
-
Rapportages
Gegevens uit verschillende bronnen verzamelen en automatisch verwerken.
-
Planning
Afspraken, taken of planningen automatisch laten ontstaan vanuit een actie.
-
Documenten
Documenten automatisch verwerken, opslaan of doorsturen.
-
AI
AI toevoegen aan bestaande workflows voor bijvoorbeeld analyse, classificatie of tekstverwerking.
Je hoeft niet alles te vervangen.
Misschien werkt je huidige software prima. Alleen werken de systemen nog niet goed samen.
Dan hoeft er niet meteen een nieuw systeem te komen.
Met API-koppelingen en automatiseringen kan bestaande software worden verbonden en uitgebreid.
Dat kan vaak een veel kleinere stap zijn dan een volledig nieuw systeem bouwen.
Eerst kijken wat er al is. Daarna bepalen wat beter kan.
Niet iedere automatisering is hetzelfde.
Soms is een eenvoudige koppeling voldoende.
Bijvoorbeeld:
Contactformulier → CRM.
Maar een proces kan ook meerdere systemen, voorwaarden en acties bevatten.
Bijvoorbeeld:
Aanvraag → controle → CRM → planning → facturatie → klantmail → rapportage.
Wanneer standaard automatiseringstools niet voldoende zijn, kan ik een maatwerkoplossing bouwen.
Tijd besparen is één voordeel.
Een goed geautomatiseerd proces kan ook zorgen voor:
- Minder handmatig werk
- Minder fouten
- Minder dubbele invoer
- Snellere opvolging
- Meer overzicht
- Consistente processen
- Betere gegevenskwaliteit
- Meer tijd voor klanten en ondernemen
Het doel is niet om zoveel mogelijk te automatiseren.
Het doel is om de juiste dingen niet meer handmatig te hoeven doen.
Slimmer met AI.
AI kan onderdeel worden van een automatisering wanneer informatie eerst geïnterpreteerd moet worden.
Bijvoorbeeld:
Document ontvangen → AI leest document → informatie wordt herkend → gegevens worden opgeslagen → juiste workflow wordt gestart.
Of:
Klantvraag ontvangen → AI bepaalt onderwerp → vraag wordt naar de juiste plek gestuurd.
AI vervangt daarmee niet automatisch een volledig proces. Het kan vooral helpen bij stappen waar normaal iemand informatie moet beoordelen of verwerken.
Aanpak
Van handmatig naar automatisch.
-
Kennismaken
Je laat zien hoe het proces nu verloopt en waar je tijd verliest.
-
In kaart brengen
We bekijken welke systemen, stappen en gegevens onderdeel zijn van het proces.
-
Bouwen
Ik ontwikkel de koppeling of automatisering en test verschillende situaties.
-
Verbeteren
Na de livegang kunnen we het proces verder uitbreiden of optimaliseren.
Benieuwd welke processen binnen jouw onderneming geautomatiseerd kunnen worden?
Samen kijken we waar de meeste winst te behalen valt.
Neem contact op →Veelgestelde vragen
Vragen?
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling zorgt ervoor dat twee of meer systemen automatisch informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Daardoor hoef je gegevens niet steeds handmatig van het ene systeem naar het andere te verplaatsen.
Wat kan ik automatiseren?
Dat hangt af van je processen. Denk aan gegevens invoeren, e-mails, rapportages, formulieren, planning, documenten en communicatie tussen verschillende systemen.
Moet ik mijn bestaande software vervangen?
Nee. Vaak kan bestaande software juist worden gekoppeld. Eerst kijk ik welke systemen je gebruikt en welke mogelijkheden daar al in zitten.
Wanneer is automatisering interessant?
Vooral wanneer een handeling vaak terugkomt, meerdere systemen nodig zijn of veel tijd kost. Een proces hoeft niet groot te zijn om automatisering interessant te maken.
Kan AI onderdeel zijn van een automatisering?
Ja. AI kan bijvoorbeeld informatie uit documenten halen, teksten analyseren, gegevens classificeren of bepalen welke vervolgstap nodig is.
Kan Vectivo een bestaande koppeling uitbreiden?
Ja. Als een bestaande koppeling niet meer voldoende is, kan worden gekeken wat er aangepast of uitgebreid kan worden.
Is automatisering ook interessant voor een ZZP'er?
Zeker. Juist bij een kleine onderneming kan een handmatige taak relatief veel tijd kosten. Een eenvoudige automatisering kan dan al een merkbaar verschil maken.
Welk proces kost jou te veel tijd?
Vertel hoe je het nu doet. Ik kijk mee of het slimmer kan en welke oplossing daarbij past. Je hoeft niet te weten of je een API, automatisering of maatwerkoplossing nodig hebt.
Neem contact op →